Rechnungsdetails, USt-IdNr. und Reverse Charge

Hier gibst du Firmendaten an, und das bedeutet es, wenn der Firmenname nicht mit dem Register übereinstimmt.

Deine Rechnungsdetails sind der Name, die Firma, die Adresse, die Steuer-ID (USt-IdNr.) und die Bestellnummer, die auf deinen Rekorder-Rechnungen stehen. Sie entscheiden außerdem, ob zu deinem Preis Mehrwertsteuer hinzukommt. Dieser Artikel erklärt, wo du die Details änderst, wie USt-IdNrn. geprüft werden und was du tun kannst, wenn der eingegebene Firmenname nicht mit dem offiziellen Register übereinstimmt.

Wer Rechnungsdetails bearbeiten kann

Nur der Inhaber des Workspace kann Rechnungsdetails sehen oder ändern. Admins und Mitglieder können das nicht. Siehe Inhaber, Admin und Mitglied: Was jede Rolle darf.
Rechnungsdetails gehören zu einem Workspace, nicht zu deinem Konto. Jeder Pro-Workspace hat eigene Details.
Diese Details gibst du zum ersten Mal beim Bezahlen ein, wenn du upgradest. Danach kannst du sie auf der Seite „Abrechnung“ bearbeiten, solange der Workspace auf Pro ist.

Rechnungsdetails ändern

Öffne Abrechnung für den Workspace.
Klicke im Bereich Rechnung an auf Bearbeiten. Die Seite Rechnungsdetails öffnet sich und zeigt, für welchen Workspace sie gilt.
Fülle die Pflichtfelder aus: Dein Name, Adresszeile 1, Land, Bundesland / Region, Stadt und Postleitzahl. Firmenname und Adresszeile 2 sind optional.
Um eine USt-IdNr. hinzuzufügen, klicke auf Steuer-ID hinzufügen und gib sie in Steuer-ID / USt-IdNr. ein, zum Beispiel DE123456789. Sobald du das Feld verlässt, prüft Rekorder die Nummer (siehe unten).
Um eine Bestellnummer hinzuzufügen, klicke auf Bestellnummer hinzufügen und gib sie ein.
Klicke auf Speichern.

Wenn du eine Steuer-ID angibst, musst du auch einen Firmennamen eingeben. Wenn du Firmenname leer lässt und das Register deine Nummer bestätigt, wird der registrierte Name für dich eingetragen.

Wann Änderungen wirksam werden

Deine gespeicherten Details werden für die Preisberechnung deiner nächsten Verlängerung verwendet und stehen auf jeder Rechnung, die danach ausgestellt wird. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten die Details, mit denen sie ausgestellt wurden, und frühere Abbuchungen werden nicht neu berechnet. Siehe Rechnungen finden und herunterladen.

Wenn du deine Details während eines Seat-Upgrades änderst und sich dadurch der Mehrwertsteuersatz ändert, berechnet Rekorder nicht das alte Angebot. Du siehst Deine Rechnungsdetails haben sich geändert und musst die Seat-Änderung unter Nutzer & Seats noch einmal starten, um einen neuen Preis zu erhalten. Bis dahin wird nichts abgebucht.

Wie über die Mehrwertsteuer entschieden wird

Ob Mehrwertsteuer hinzukommt, hängt von deinem Rechnungsland und deiner USt-IdNr. ab:

Rechnungsadresse außerhalb der EU: Es wird keine Mehrwertsteuer hinzugefügt. Alles, was du als Steuer-ID eingibst, zum Beispiel eine US-amerikanische EIN, wird genau so auf der Rechnung ausgegeben, wie du es eingegeben hast, und nicht geprüft.
Rechnungsadresse in der EU, ohne gültige USt-IdNr.: Zum Preis kommt Mehrwertsteuer hinzu.
Gültige EU-USt-IdNr. von außerhalb Rumäniens: Es gilt „Reverse Charge“ (Umkehr der Steuerschuld). Das bedeutet, dass Rekorder keine Mehrwertsteuer hinzufügt und dein Unternehmen die Mehrwertsteuer selbst in seinem eigenen Land abführt. Die Rechnung wird als Reverse Charge gekennzeichnet.
Rumänische Steuer-ID: Es wird immer Mehrwertsteuer hinzugefügt, auch wenn die Nummer verifiziert ist.

Reverse Charge hängt vom Land der USt-IdNr. ab, nicht vom Land in deiner Adresse. Ein Unternehmen, das in Belgien für die Mehrwertsteuer registriert ist, kann zum Beispiel eine Rechnungsadresse in einem anderen EU-Land verwenden und trotzdem Reverse Charge für seine belgische Nummer erhalten.

Wie USt-IdNrn. geprüft werden

Rekorder prüft EU-USt-IdNrn. über VIES, den Prüfdienst der Europäischen Kommission für USt-IdNrn. Rumänische Steuer-IDs werden stattdessen bei der rumänischen Steuerbehörde (ANAF) geprüft. Die Prüfung läuft, sobald du das Feld verlässt. Während sie läuft, erscheint Wird verifiziert….

USt-IdNr. verifiziert (bei rumänischen Nummern Steuer-ID verifiziert): Das Register hat die Nummer bestätigt. Rekorder kann die Nummer für dich bereinigen, zum Beispiel indem Leerzeichen oder Bindestriche entfernt oder das fehlende Länderpräfix ergänzt wird.
Diese Steuer-ID konnte nicht verifiziert werden. Es wird Steuer erhoben, aber diese ID wird trotzdem auf der Rechnung angegeben. Die Nummer hat nicht das richtige Format, das Register meldet sie als ungültig, oder das Register war nicht erreichbar. Du kannst trotzdem speichern, aber es wird Mehrwertsteuer hinzugefügt und die Nummer wird auf der Rechnung ausgegeben. Prüfe vor dem Speichern, ob du dich vertippt hast.
Diese rumänische Steuer-ID konnte nicht verifiziert werden. Bitte korrigiere sie. Rumänische Steuer-IDs müssen bestätigt sein, bevor du speichern kannst. Korrigiere die Nummer und versuche es erneut.

Wenn das Register nicht rechtzeitig antwortet, behält die Nummer vorerst Reverse Charge. Rekorder prüft sie später erneut, ohne dass du etwas tun musst.

„Firmenname stimmt nicht überein“

Dieser Hinweis erscheint, wenn das Register deine USt-IdNr. bestätigt, der von dir eingegebene Firmenname sich aber vom Namen unterscheidet, der für diese Nummer registriert ist. Er zeigt beide Namen nebeneinander an, unter Du hast eingegeben und VIES-Register.

Registernamen verwenden ersetzt deinen Text durch den registrierten Namen. Wähle das, wenn du dir nicht sicher bist. So passt die Rechnung zu deiner offiziellen Registrierung.
Meinen verwenden behält, was du eingegeben hast, zum Beispiel einen kürzeren Handelsnamen. Das ist erlaubt. Die Abweichung verhindert das Speichern nicht und ändert nichts daran, ob Mehrwertsteuer hinzugefügt wird.

Kleine Unterschiede bei Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen oder Leerzeichen (zum Beispiel „S.R.L.“ und „SRL“) lösen diesen Hinweis nicht aus. Er erscheint nur, wenn sich die Namen tatsächlich unterscheiden.

„Bestätigung des USt-Landes“

Wenn deine USt-IdNr. in einem anderen EU-Land registriert ist als deine Rechnungsadresse, fragt Rekorder, ob die Nummer zu dem Teil deines Unternehmens gehört, der das Abonnement kauft.

Klicke auf Bestätigen, wenn das zutrifft. Danach kannst du speichern.
Klicke auf Abbrechen, um die Steuer-ID aus dem Formular zu entfernen.

Bestellnummern

Die Bestellnummer, die du auf der Seite „Rechnungsdetails“ speicherst, wird zum Standard des Workspace. Sie wird ab dann auf jeder Rechnung ausgegeben. Wenn du mitten im Abrechnungszeitraum Seats hinzufügst, hat die Zahlungsseite ein eigenes Feld Bestellnummer. Eine Nummer, die du dort eingibst, wird nur auf dieser Rechnung ausgegeben, und der Standard deines Workspace ändert sich nicht. Siehe Seats jetzt hinzufügen und was die anteilige Berechnung kostet.

Was auf der Rechnung steht

Wenn du einen Firmennamen eingibst, wird die Rechnung auf die Firma ausgestellt, mit deinem Namen als Ansprechperson. Ohne Firmenname wird sie auf dich ausgestellt.
Deine Adresse, Steuer-ID und Bestellnummer werden so ausgegeben, wie sie gespeichert sind.

Fehlerbehebung

Du findest „Abrechnung“ oder den Link „Bearbeiten“ nicht: Du bist wahrscheinlich nicht der Inhaber des Workspace, oder der Workspace ist nicht auf Pro.
„Diese Details konnten nicht gespeichert werden.“ Versuche es nach einem Moment erneut. Wenn ein Feld markiert ist, korrigiere es zuerst.
Speichern bewirkt nichts: Ein Pflichtfeld ist leer, oder du hast eine Steuer-ID ohne Firmennamen eingegeben. Suche nach dem markierten Feld.
Du hast Reverse Charge erwartet, aber es wurde Mehrwertsteuer hinzugefügt: Prüfe, ob das Rechnungsland in der EU liegt, ob die Nummer richtig eingegeben und verifiziert wurde und ob es keine rumänische Steuer-ID ist. Wenn du deine Details korrigierst, betrifft das nur künftige Abbuchungen, nicht bereits ausgestellte Rechnungen.